Ochrana osobních údajů (GDPR)

OCHRANA SOUKROMÍ A INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Kulturní centrum Týnec, příspěvková organizace, Klusáčkova 2, 257 41 Týnec nad Sázavou, IČ 11865059, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou Pr 1721 provozující Hotel Týnec (dále jen Hotel) definuje potřebné informace ohledně zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen Klient) v našem ubytovacím zařízení.

Kontaktní údaje:

e-mail recepce@hoteltynec.cz
telefon +420 317 729 050

1. Ubytovací služby

Osobní údaje klienta zpracováváme za účelem poskytnutí ubytovací služby – tedy k uzavření přímé smlouvy. K tomu potřebujeme:

Při přihlašování tuzemského návštěvníka zaznamenáváme

• jméno, příjmení
• adresu místa trvalého pobytu
• číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu
• dobu ubytování
• účel pobytu s rozlišením rekreace/pracovní cesta

Při přihlašování cizince zaznamenáváme

• jméno a příjmení ubytovaného cizince,
• den, měsíc a rok narození,
• státní občanství,
• číslo cestovního dokladu,
• počátek a konec ubytování (dělá automaticky systém dle rezervace)

a kontaktní údaje jako telefonní číslo, e-mail. Pokud u nás klient již provedl předchozí rezervaci, musíme zpracovat i informaci o rezervaci ubytování (včetně identifikace portálu, ze kterého rezervace je) a i informace, zda bylo vše ke spokojenosti klienta a řádně jsme splnili naše povinnosti. Jde tak o plnění našich smluvních povinností.

Osobní údaje zaznamenáváme od hotelového systému buď osobně na recepci hotelu při příjezdu anebo prostřednictvím on-line aplikace. Údaje využíváme pro přípravu smlouvy o ubytování, v rámci které nám poskytujete údaje potřebné pro uzavření této smlouvy, resp. i pro plnění našich zákonných povinností (viz níže).

Údaje si necháváme i po skončení ubytování, abychom případně mohli reagovat na reklamace ze strany klienta, příp. s ním řešit jiné otázky týkající se jeho pobytu. Zpracováváme je tak pro ochranu našich oprávněných zájmů.

2. Další služby

U dalších služeb platí obdobná pravidla pro zpracování osobních údajů s těmito specifiky:

Zajištění taxi

Na přání klienta zajistíme taxi, a tedy v případě jeho žádosti předáme jeho kontaktní údaje příslušnému provozovateli taxi služby (dle kapacity).

Internetové služby

Klientům umožňujeme využít internet zdarma. Jde o nešifrovanou sít, u které jsou pouze v případě incidentu vyhodnocovány tzv. MAC adresy. V rámci Wi-Fi sítě není ukládána historie, pouze v případě řešení incidentu. Interní síť je zabezpečena firewallem, který loguje IP adresy a chování této adresy v síti.

Stravování

Na přání klienta zajistíme stravování – obědy a večeře u našich partnerů, a tedy v případě jeho žádosti předáme jeho kontaktní údaje příslušnému provozovateli gastro služby (dle výběru klienta a volné kapacity gastro zařízení).

Rezervace parkovacího místa

Pro účely rezervace parkovacího místa zpracováváme informace o čísle registrační značky vozidla, které nám klient nahlásí jako jeho vozidlo.

3. Zákonné povinnosti, kdy musíme zpracovat osobní údaje

Zákony České republiky máme definovány zákonné povinnosti, kdy musíme zpracovat osobní údaje klienta. Jedná se zejména:

• Pokud je klient cizincem, musíme plnit povinnosti dle zákona o cizincích a vést domovní knihu. V ní musíme uvádět informace v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza, je-li v cestovním dokladu vyznačeno, počátek a místo pobytu, předpokládaná doba a účel pobytu na území České republiky, počátek a konec ubytování.
• Jsme dle zákona povinni platit místní poplatky z pobytu, pro které musíme vést další evidenci. Proto potřebujeme zpracovat tyto údaje: doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu. Vedle toho musíme ještě zpracovat informace, proč je klient případně vyloučen z poplatkové povinnosti.
• Pokud vystavujeme klientovi fakturu (či jiný účetní doklad), tento má zákonné náležitosti – mj. identifikace klienta jakožto hosta, identifikace zaměstnavatele klienta v případě služební cesty (zde zpracováváme IČ, DIČ v případě plátců, sídlo firmy a kontaktní údaje) charakter naší služby a další relevantní informace a bez nich nelze doklad vystavit. I pro účely povinností dle předpisů o účetnictví a daní musíme zpracovávat údaje.
• U relevantních údajů plníme povinnosti dle zákona o archivnictví.

4. Zasílání informací a novinek o našich výrobcích a službách.

V případě, že nechce klient tyto zprávy dostávat, má možnost se kdykoli zdarma odhlásit. Způsob bude vždy uveden v rámci takového sdělení. Pokud si nepřeje klient tyto zprávy vůbec dostávat, oznámí to naší obsluze recepce či napíše na kontaktní mail výše. I zde jde o zpracování údajů v rámci našich oprávněných zájmů.

5. Od koho osobní údaje dostáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od klientů a od automatizovaných systémů (sociální sítě, managery rezervací, správa wi-fi atd). Nezjišťujeme si o klientech žádné další údaje, kromě těch, které nám sami poskytnou. Klient je povinen poskytnout pouze přesné údaje a pokud se jeho osobní údaje změní, musí údaje aktualizovat.

Sociální sítě

Osobní údaje za účelem komunikace se zákazníky získáváme i ze sociálních sítí. Za tímto účelem jsou využívány profily na sociálních sítích Facebook (https://www.facebook.com/privacy/explanation a profil https://www.facebook.com/hoteltynec) provozovatele Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irsko.

Tyto profily slouží zejména k získání tzv. fanoušků či followerů, kterým je umožněno sledovat aktivity a novinky Provozovatele. Provozovatel využívá takto přidružené uživatele ke komunikaci a analýze své obchodní činnosti za účelem zvýšení její efektivity, zejména pak pro propagaci svého zařízení. Podmínky zpracování údajů se řídí samostatnými podmínkami provozovatelů daných sociálních sítí. Údaje dostupné ze sociálních sítí jsou v rozsahu dostupném v rámci dané sociální sítě využívány po dobu, kdy jsou konkrétní osoby přidružený k příslušnému profilu.

Osobní údaje získáváme i z rezervačních portálů, na kterých máme profil – jde o jednorázové získání za účelem rezervace ubytovacích kapacit.

6. Komu osobní údaje předáváme?

Osobní údaje předáváme primárně orgánům, u nichž to přikazuje zákon (zejm. cizinecké policii a při plnění daňových a poplatkových povinností).

Osobní údaje předáváme rovněž osobám, které zajišťují IT poradenské služby, hotelový systém, účetní služby apod. Pro zpracování dat využíváme tyto zpracovatele:

• 6 PLUS, spol. s r.o. (IČ 18595715) se sídlem Tyršova 1902, 256 01 Benešov,
• Booking.com B.V. na adrese Herengracht 597, 1017 CE Amsterdam.
• Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue WA 98004
• Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irsko.
• HOTEL.CZ a.s. (IČ 27176223) se sídlem Kolbenova 882/5a, 190 00, Praha 9
• Google LLC, se sídlem na adrese 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornie 94043, USA (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI)
• Karel Rabiňák (IČ 41944810) se sídlem Stranný 15, 257 56 Neveklov
• Mevris Group s.r.o. (IČ 02465345) – Better Hotel – se sídlem Rybná 716/24, 110 00 Praha 1
  Osobní údaje mohou předávány mimo EU, a sice do USA za podmínek tzv. privacy shieldu.

7. Jak zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně prostřednictvím:

• výše uvedených rezervačních portálů (Booking, Hotel.cz…), resp. portálem Facebook,
• hotelovým systéme Better Hotel
• systémem pro správu wi-fi sítě.

Osobní údaje mohou být zpracovány i manuálně našimi zaměstnanci, resp. osobami pověřenými správou recepce. Veškeré tyto osoby mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje však zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti nedocházelo k neoprávněnému zasahování do Vašeho soukromého a osobního života.

8. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno níže, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.

Osobní údaje budeme zpracovávat po následující dobu:

• Osobní údaje zpracovávané za účelem ubytování budou zpracovány po celou dobu, kdy ubytování trvá a dále pak po dobu 5 let od ukončení ubytování za účelem evidence případných nároků v právních sporech.
• Osobní údaje zpracovávané za účelem evidence cizinců budou v souladu se zákonem o pobytu cizinců zpracovávány po dobu 6 let od provedení posledního zápisu do domovní knihy, resp. po dobu 6 let od ukončení ubytování ubytovaného.
• Osobní údaje zpracovávané dle zákona o místních poplatcích budou zpracovávány po dobu 6 let od provedení posledního zápisu do evidenční knihy.
• Doba zpracování u účetních dokladů je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
• Vaše identifikační údaje a e-mail si necháváme pro účely zasílání obchodních sdělení o našich službách do doby, kdy nás požádáte o zrušení.
• Data ze sociálních sítí pak po dobu, po jakou jste „fanoušky“ či „followery“
• Informace o využívání wi-fi sítě si ponecháváme po dobu nezbytně nutnou za účelem řešení bezpečnostních incidentů, v případě, že incident není zaznamenán, nejsou uchovány.

9. Jaká máte práva?

Klient má právo nás požádat o přístup k osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech jeho osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu na recepce@hoteltynec.cz

Klient je vždy informován o:

• účelu zpracování osobních údajů,
• osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
• povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,
• příjemci, případně kategoriích příjemců,
• plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi další práva klienta patří

• požádat nás o vysvětlení,
• požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
• požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
• podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

10. Osobní údaje klienta chráníme

Osobní údaje klienta chráníme. K tomu slouží následující prostředky zabezpečení:

Antivirové ochrany, firewally, šifrování, omezení přístupu pomocí intranetu, autorizační údaje atd.